#Microsoft365Tipps zu Excel

In unserer Social-Media-Rubrik #Microsoft365Tipps geben wir unseren Followern wöchentlich Tipps zu Tools von Microsoft365. Dabei steht jeden Monat eine andere Applikation im Fokus. Im Juni 2020 war das Thema Excel. In diesem Blogbeitrag möchten wir dir nochmal all unsere Tipps zu Excel zusammenfassen. Wenn du darüber hinaus noch weitere Fragen oder Anmerkungen hast, dann schreib uns doch gerne eine Mail oder einen Kommentar und unsere Spezialisten kümmern sich um dein Anliegen.

Navigation durch Tabellenblätter

Gerade bei komplexen Excel-Arbeitsmappen mit vielen Tabellenblättern kann die Navigation durch die einzelnen Arbeitsblätter herausfordernd sein. Mit den beiden Pfeilen unten links kannst du die Leiste verschieben, um dich zu einem bestimmten Tabellenblatt zu navigieren. Doch je mehr Blätter du hast, desto unübersichtlicher wird diese Leiste und erschwert das Wechseln zwischen zwei bestimmten Tabellenblättern.

Hier unser Tipp: Klicke mit der rechten Maustaste auf die Pfeile. Es öffnet sich ein Dialogfenster, mit der Übersicht aller Tabellenblätter. Wähle das benötigte Blatt aus und es wird direkt geöffnet.

Mit den Shortcuts STRG+BILD-AUF und STRG+BILD-AB kannst du dich durch die Blätter navigieren.

Testdaten erstellen

Du möchtest neue Excel-Funktionen oder Formeln testen, dafür aber nicht deine eigenen Daten importieren, mit der Gefahr, dass wichtige Daten verloren gehen? Wir zeigen dir, wie du schnell und einfach eine Reihe beliebige Testdaten erzeugen kannst:

Um einen großen Bereich von Zellen zu markieren, gebe in das Namenfeld die Felder ein, die du füllen möchtest, z.B. E1:E4000 – die ausgewählten Zellen werden dann markiert.
Zufallszahlen kannst du mit der Formel =ZUFALLSBEREICH(1;100) erzeugen. Mit STRG+ENTER wird die Formel auf alle ausgewählten Felder übertragen.

Das Ergebnis: Alle Felder von E1:E4000 werden mit zufälligen Zahlen zwischen 1 und 100 gefüllt. Um einen anderen Zahlenbereich zu erzeugen, tausche einfach die Zahlen in der Formel aus.

Mit der Formel ändern sich die Zahlenwerte, sobald du eine weitere Aktion in Excel ausführst. Willst du mit immer den gleichen Zahlen weiterarbeiten, musst du die Formel entfernen. Wähle dazu erneut den Bereich aus und kopiere diesen. Füge die Zahlen wieder ein und wähle bei den Einfügeoptionen die Auswahl „nur Werte“ aus.
Bei nur einer Zelle kannst du alternativ auch diese auswählen, F2 klicken, um die Zelle zu bearbeiten und dann F9 klicken, um die Formel zu entfernen.

Format auf mehrere Zellen übertragen

Das Formatieren von Excel Tabellen kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

Um die Formatierung von einer Zelle auf eine andere zu übertragen, kannst du die Funktion „Format übertragen“ wählen. Wusstest du aber, dass du die Schaltfläche auch mit einem Doppelklick auswählen kannst, um das Format auf mehrere Zellen zu übertragen? So ersparst du dir das ständige Anwählen der Schaltfläche und du musst nur noch die Zellen anklicken oder auswählen, die du Formatieren möchtest.

Wenn du fertig bist, beende das Format übertragen, indem du ESC klickst.

Exklusiver-Blogbeitrag-Hinweis: Dieselbe Funktion steht dir auch in Word und in PowerPoint zur Verfügung und funktioniert identisch.

Leere Zellen entfernen

Markiere mit wenigen Klicks alle leere Zellen in deiner Excel-Tabelle, um diese anschließend zu formatieren und zu löschen.

Markiere zunächst den Bereich, in dem du alle leeren Zellen markieren möchtest. Klicke anschließend auf F5, um den „Gehe zu“-Dialog zu öffnen. Klicke unten auf die Schaltfläche „Inhalte“. Wähle im folgenden „Inhalte auswählen“-Dialog das Feld „Leerzellen“ aus und bestätige mit OK.

Excel wählt dann im markierten Bereich alle Leerzellen aus, du kannst diese dann mit STRG+- löschen oder farblich kennzeichnen, um fehlende Informationen hervorzuheben.

Exklusiver-Blogbeitrag-Hinweis: Der „Inhalte auswählen“-Dialog bietet dir noch viele weitere Möglichkeiten bestimmte Zellen aufgrund deren Inhalte auszuwählen. Das kann sehr nützlich sein, wenn du in sehr großen Tabellenblättern nach bestimmten Feldern suchen musst.

Schnellanalyse

Eine bedingte Formatierung von Excel-Daten mit drei Klicks? Das geht! Spare viel Zeit bei der Formatierung deiner Daten mit der Schnellanalyse von Excel.

Trage dazu deine Daten ein und markiere den Bereich, den du formatieren möchtest. Klicke anschließend auf das Symbol zur Schnellanalyse oder drücke STRG+Q.

Im folgenden Dialog findest du Vorschläge für die Formatierung, für Diagramme, für Ergebnisse, Tabellen oder Sparklines. Eine Vorschau der Formatierung siehst du, wenn du mit der Maus über die Optionen fährst.

KI in Excel – Die Ideen Funktion

Hast du schon mal Künstliche Intelligenz (KI) in Excel ausprobiert? Die KI-Funktion „Ideen“ von Excel analysiert deine vorhandenen Daten und schlägt dir daraufhin Formatierungen vor und gibt dir interessante Erkenntnisse über deine Daten.

Formatiere zunächst deine Daten als Tabelle (STRG+T). Anschließend klicke in der Registerkarte START auf das Ideen-Feld. Excel analysiert deine Daten und schlägt dir Ideen vor um deine Daten, mit visuellen Elementen wie Tabellen, Diagrammen oder Pivot Tabellen zu gestalten.

Diese Vorschläge eignen sich wunderbar, um anschließend weiter mit deinen Daten zu arbeiten.

Zellen verbinden vermeiden

Wusstest du, dass man es vermeiden sollte zwei Zellen zu verbinden, um z.B. eine Überschrift über mehrere Spalten laufen zu lassen?

Warum? Weil der Umgang mit verbundenen Zellen bei Formeln, Gültigkeitsprüfungen oder z.B. VBA-Programmierung schwierig ist und zu Problemen führen kann.

Aber wie kann man trotzdem zusammengehörige Zellen optisch kennzeichnen?

Schreibe deine Überschrift in eine Zelle und markiere alle Zellen, über die die Überschrift laufen soll. Navigiere dich mit einem Rechtsklick zum „Zellen formatieren“ Dialog. Im Bereich Ausrichtung wählst du bei Textausrichtung Horizontal „Über Auswahl zentrieren“ aus und bestätigst mit OK.

Optisch sehen deine Zellen nun verbinden aus, sie sind es aber nicht wirklich.

Das waren unsere 7 Tipps aus dem Juni zum Thema Excel. Wir hoffen, dass etwas Neues für dich dabei war und wir deine Arbeit mit Excel nun erleichtern konnten. Falls du auf der Suche nach weiteren Tipps zu anderen Anwendungen bist, dann ist vielleicht der Beitrag aus dem Juli etwas für dich. Hier sammeln wir alle Tipps zum Thema Word.

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Über die Autorin
Sarah ist seit Mai 2019 ein Teil von Softwarekontor und hat ihre Bachelorarbeit zum Thema Content Strategie und Corporate Blog bei uns geschrieben. Seit ihrem Abschluss in Kommunikation und Medienmanagement koordiniert sie den Softwarekontor Blog und kümmert sich um den Content für unsere Social Media Kanäle. Sie schreibt gerne Texte und hat sehr vielseitige Aufgaben – vom Schreiben von UserStories bis zum Planen von Social Media Postings.