#Microsoft365Tipps zu Word

Das Textverarbeitungsprogramm von Word ist sicherlich den meisten Leuten bekannt, und viele arbeiten täglich damit. Unsere Tipps sollen dir deine Arbeit mit Word erleichtern und zeigen dir versteckte Funktionen von Word, die du vielleicht noch nicht kanntest. Wie immer würden wir uns sehr über dein Feedback, in Form eines Kommentares oder einer Mail, freuen.

Beispieltext einfügen

Mal schnell ein paar Absätze Beispieltext, auch Dummytext oder Blindtext genannt, einfügen, um zu testen, wie dein Seitenlayout aussieht ist in Word gar kein Problem.

Tippe dazu einfach „=Rand(5)“ ein. Die Zahl in Klammern ist die Anzahl der Absätze, die eingefügt werden soll. Du kannst eine beliebige Zahl eingeben. Anschließend bestätigst du mit Enter und dein Beispieltext wird eingefügt. Wichtig ist, dass du kein Leerzeichen hinter den Text machst, sondern direkt Enter drückst.

Eine etwas versteckte, aber sehr einfache Funktion.

Exklusiver-Blogbeitrag-Hinweis: Du kannst auch die Länge deines Dummytexts ganz einfach selbst bestimmen. Gebe dazu hinter der Zahl für den Absatz ein Komma ein und anschließend die gewünschte Anzahl der Sätze. Beispiel: „=rand(4,3)“ – Word erzeugt 4 Absätze mit jeweils 3 Sätzen.

Wenn du verschiedene Schriftarten testen möchtest, dann nutze „=rand.old(1,1)“ Damit erzeugst du den folgenden Satz: Franz jagt im komplett verwahrlosten Taxi quer durch Bayern.
Was an diesem Satz so besonders ist? Es ist ein Pangramm, das bedeutet, dass alle Buchstaben des Alphabets darin vorkommen.

Unter Grafikern ist der „Lorem ipsum“ Text als Blindtext sehr verbreitet. Diesen kannst du auch in Word erzeugen: „=lorem()“.

Screenshots einfügen

Mit Hilfe der Screenshot-Funktion von Word kannst du kinderleicht und direkt an der benötigten Stelle Screenshots, von deinen im Hintergrund geöffneten Fenstern, einfügen. Nutze diese Funktion, um deine Dokumente mit Bildern anschaulicher und verständlicher zu gestalten.

Um Screenshots einzufügen, navigiere dich oben im Menüband zum Dialog „Einfügen“. Im Bereich Illustrationen findest du die Schaltfläche „Screenshot“ (1. Schritt). Wenn du darauf klickst, kannst du entweder einen Screenshot deiner offenen Fenster einfügen oder nur einen Bildschirmausschnitt auswählen (2. Schritt). Wählst du einen „Bildschirmausschnitt“ öffnet Word automatisch das zuletzt vorher von dir geöffnete Fenster und du kannst durch Klicken und Ziehen genau den Ausschnitt auswählen, den du in dein Dokument einfügen möchtest. Lässt du die Maustaste los springt Word automatisch zurück und fügt den Bildschirmausschnitt an der von dir gewünschten Stelle ein.

Text diktieren

Wenn du einen handschriftlichen Text digitalisieren musst oder keine Möglichkeit hast den Text zu kopieren, blieb dir bisher nichts anderes übrig, als den Text Wort für Wort abzutippen. Damit ist nun aber Schluss!

Für diesen Fall hat Word die Diktieren-Funktion, die du mit wenigen Klicks aktivieren kannst. Wähle dazu im Menüband „Start“ den „Diktieren“ Button aus. Bei Klick auf den kleinen Pfeil unten öffnet sich das Fenster, in welchem du die Sprache in der du diktierst auswählen kannst. Wenn du direkt auf das Mikrofon-Symbol klickst oder im Fenster auf diktieren hörst du einen kurzen Ton, der dir signalisiert, dass du mit deinem Diktat beginnen kannst. Auch am Button erkennst du die laufende Aufnahme. Mit erneutem Klick auf den Button wird deine Aufnahme beendet und du kannst deinen Text formatieren.

Kopfzeile von Tabellen wiederholen

Das folgende Problem kennst du vermutlich, wenn du schon mal sehr lange Tabellen in einem Word-Dokument hattest. Deine Tabelle ist länger als eine Seite und auf der zweiten Seite weißt du nicht mehr, welche Spalte für welche Inhalte steht.

Damit du in Zukunft dieses Problem vermeiden kannst, merke dir einfach unseren Tipp:
Lege deine Tabelle wie gewohnt an und befülle diese. Wenn die Tabelle über mehrere Seiten läuft, dann klicke mit Rechtsklick auf die Tabellenkopfzeile (erste Zeile) und navigiere dich zum Punkt Tabelleneigenschaften. Anschließend gehst du auf den Abschnitt Zeile und aktivierst das Kästchen „Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen“. Bestätige mit OK und deine Tabellenkopfzeile wird automatisch auf jeder Seite wiederholt.

Bilder in Tabellen platzieren

Dieser Tipp ist für alle, die schon einmal Probleme damit hatten, Bilder in Word nebeneinander einzufügen, ohne den gesamten Text zu verschieben, beim Anpassen der Bildgrößen.

Erstelle zuerst eine Tabelle. Die Felder deiner Tabelle sollen der Anzahl der Bilder entsprechen, die du einfügen möchtest. Bei nur einem Bild also eine 1×1 Tabelle, bei zwei Bildern nebeneinander eine 2×1 Tabelle oder bei drei Bildern untereinander eine 1×3 Tabelle.

Anschließend navigierst du dich mit Rechtsklick zum Punkt Tabelleneigenschaften. Klicke im Fenster Tabelle auf den Button „Optionen…“. Beim Unterpunkt „Optionen“ deaktiviere den Haken bei „Automatische Größenänderung zulassen“. Füge nun in die Tabelle dein Bild bzw. die Bilder ein. Word passt die Größe der Bilder automatisch so an, dass sie in das Tabellenfeld passen. Zuletzt entferne noch den Tabellenrahmen.

Wenn du jetzt die Größen der Bilder änderst, verschiebt sich nur der Text nach oben oder unten, die Position der Bilder bleibt aber gleich. Dieser Tipp eignet sich auch ideal, um einen Text neben einem Bild zu platzieren.

Suchen und Ersetzen

Wusstest du, dass du mit der Suchen und Ersetzen Funktion in Word nicht nur einzelne Wörter oder Wortfolgen im gesamten Text suchen und austauschen kannst, sondern auch die Formatierung einzelner Wörter ändern kannst?

So kannst du zum Beispiel in einem seitenlangen Bericht mit nur wenigen Klicks deinen Firmennamen optisch hervorheben. Oder alle Keywords in deinem SEO-Textentwurf markieren.

Wähle im Menüband „Start“ unter „Bearbeiten“ den Button „Ersetzen“ aus. Es öffnet sich das Dialogfenster Suchen und Ersetzen. In das Feld „Suchen nach“ gibst du nun das Wort oder die Wortfolge ein, welche du anders formatieren möchtest. Danach klickst du in das Feld  „Ersetzen durch“. Dieses Feld lässt du leer und klickst auf den Button „Erweitern >>“ Unter dem Punkt „Ersetzen“ klickst du auf den Button „Format“ und wählst die von dir gewünschten Optionen aus. Im Beispiel habe ich die bereits vordefinierte Formatvorlage „Intensive Hervorhebung“ ausgewählt. Wichtig zu beachten ist, dass die von dir gewünschte Formatierung unter dem Eingabefenster von „Ersetzen durch“ steht. Anschließend klicke nur noch auf „Alle ersetzen“, um alle gewünschten Wörter neu zu formatieren.

Exportieren als PDF mit Lesezeichen

Aus einem Word-Dokument ein PDF zu erstellen geht schnell und mit wenigen Klicks. Unser Tipp zeigt dir, wie du deine Überschriften aus Word als Lesezeichen im PDF exportieren kannst. Das ist besonders bei sehr langen und unübersichtlichen Dokumenten eine Hilfe zur besseren Orientierung.

Klicke dazu auf „Datei“ und wähle „Exportieren“ und anschließend „PDF/XPS-Dokument erstellen“ aus. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster, bei dem du den Speicherort deines Dokuments auswählen kannst.

In diesem Dialog klickst du auf den „Optionen“-Button. Unter dem Punkt „Nicht druckbare Informationen einschließen“ aktivierst du das Kästchen „Textmarken erstellen mithilfe von:“ und lässt die Auswahl „Überschriften“ bestehen. Wichtig: Damit diese Option verfügbar ist, musst du dein Dokument mit Hilfe der „Überschriften“ Formatvorlage formatiert haben. Zuletzt klickst du auf „Veröffentlichen“ um dein PDF zu exportieren.

Wir hoffen, dass dir unsere Word Tipps in Zukunft deine Arbeit mit Word erleichtern können. Wenn du wöchentlich unsere #Microsoft365Tipps lesen möchtest, dann abonniere doch unsere Softwarekontor Seite auf facebook, LinkedIn oder Twitter. Natürlich kannst du auch alle bisherigen Tipps hier auf dem Blog nachlesen. Im Juni war unser Thema Excel, den Blogbeitrag mit den Tipps findest du hier.

Über die Autorin
Sarah ist seit Mai 2019 ein Teil von Softwarekontor und hat ihre Bachelorarbeit zum Thema Content Strategie und Corporate Blog bei uns geschrieben. Seit ihrem Abschluss in Kommunikation und Medienmanagement koordiniert sie den Softwarekontor Blog und kümmert sich um den Content für unsere Social Media Kanäle. Sie schreibt gerne Texte und hat sehr vielseitige Aufgaben – vom Schreiben von UserStories bis zum Planen von Social Media Postings.