#Microsoft365Tipps zu OneNote

OneNote ist das digitale Notizbuch von Microsoft und steht dir sowohl als OneNote2016 Anwendung, als auch als OneNote App immer zur Verfügung, egal auf welchem Endgerät. Unsere Tipps zu OneNote helfen dir dabei die Übersicht über deine Notizen zu behalten und deine Inhalte möglichst sinnvoll zu strukturieren.

Default Schriftart ändern

Bei OneNote gibt es fast alle Einstellungsoptionen zum gestalten deiner Notizen, die du schon aus den anderen Microsoft Programmen kennst.

Leider kann man in OneNote keine eigenen Formatvorlagen einstellen, und jedes Mal den gesamten Text neu zu formatieren kann sehr aufwendig sein. Dieser Tipp zeigt dir, wie du die Default Schriftart in OneNote individuell anpassen kannst:

Klicke dazu auf Datei und anschließend auf Optionen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Im Bereich „Allgemein“ gibt es den Abschnitt „Standardschriftart“. Hier kannst du einstellen, wie deine Standartschrift in OneNote aussehen soll.

Hinweis: Die Änderungen wirken sich erst auf alle neu erstellten Notizseiten aus.

Textcontainer trennen und zusammenfügen

Text wird in OneNote in sogenannten Textcontainern erstellt, die du beliebig auf der Seite positionieren und anordnen kannst. Auf einer Seite kannst du beliebig viele Textcontainer anlegen oder auch alle Inhalte in einen Container schreiben.

Beide Varianten haben sowohl Vor- als auch Nachteile und es ist von den Inhalten deiner Notizen abhängig, für was du dich entscheidest.

Falls du dich aber mal umentscheiden solltest, nutze unseren heutigen Tipp zum Trennen oder Zusammenführen von Textcontainern:

Markiere den Text, den du entweder zu einem anderen Container hinzufügen möchtest oder den du von einem Container trennen möchtest. Halte die Tasten STRG + Umschalttaste gedrückt und ziehe mit der Maus den Text entweder in einen andern Container oder aus dem aktuellen Container heraus.

Exklusiver-Blogbeitrag-Hinweis: Du kannst auch mit der Maus über den grauen Markierungspfeil fahren und Texte per Drag&Drop verschieben.

Bilder und andere Elemente kannst du mit der Tastenkombination STRG + Umschalttaste ebenfalls zwischen verschiedenen Containern hin und her schieben.

Inhaltsverzeichnis in OneNote

Das freie Layout in OneNote bietet unendlich viel Gestaltungsspielraum, aber es birgt auch die Gefahr, dass deine Notizen unübersichtlich werden und du nicht wiederfindest, wonach du suchst.

Dieser Tipp hilft dir dabei, deine Notizen besser zu strukturieren und zeigt dir, wie du eine Art Inhaltsverzeichnis in OneNote anlegen kannst

Es gibt in OneNote zwar keine extra Funktion dafür, aber du kannst Verlinkungen dazu nutzen.

Verlinkungen kannst du zu Notizbüchern, Abschnitten, Seiten und sogar zu einzelnen Absätzen hinzufügen. Dazu klicke mit einem Rechtklick auf das gewünschte Objekt (Abschnitte vorher markieren) und wähle „Link zu … kopieren“ aus. Über Einfügen (STRG + V) kannst du deinen kopierten Link einsetzen. Als Linktext nimmt OneNote automatisch den Inhalt aus dem kopierten Objekt, also zum Beispiel den Titel deiner Seite.

Um nun ein Inhaltsverzeichnis zu verschiedenen Abschnitten zu erzeugen, arbeite mit Überschriften und verlinke die jeweilige Überschrift am Anfang deiner Seite.

Exklusiver-Blogbeitrag-Hinweis: Wenn du Seiten verlinken möchtest geht das noch leichter. Schreibe dazu einfach den Titel der Seite in zwei eckige Klammern: [[Titel der Seite]] und OneNote verlinkt automatisch die Seite. Falls diese Seite noch nicht existiert, dann erstellt OneNote eine neue Seite mit dem entsprechenden Titel. Achte also auf die exakte Schreibweise, wenn du eine vorhandene Seite markierst.

Dokumentation von Gesprächen

OneNote bietet dir verschiedene Möglichkeiten, um Informationen aus Gesprächen schnell zu dokumentieren. Dieser Tipp zeigt dir drei Möglichkeiten, um deine Notizen zu erfassen:

Option 1: Mit der entsprechenden Hardware kannst du, zum Beispiel bei Präsentationen, mitschreiben und anschließend deine Freihand-Notizen in Text konvertieren. Dazu gehe im Menüband auf zeichnen, markiere mit der Lassoauswahl den Text und klicke auf den Button „Freihand in Text“

Option 2: Alternativ kannst du auch direkt aus Outlook heraus Audio-Dateien aufnehmen. Wähle dazu im Menüpunkt „Einfügen“ den Button „Audio aufzeichnen“ (Hierfür brauchst du die Zustimmung der aufgenommenen Personen)

Option 3: In OneNote für Windows 10 oder OneNote für das Web kannst du außerdem die Diktieren Funktion nutzen, um Notizen zu erstellen.

Audioaufzeichnungen durchsuchbar machen

Einer der Hauptvorteile von digitalen Notizbüchern ist es, dass du nach bestimmten Inhalten suchen kannst. Die Suchfunktion bezieht sich in OneNote nicht nur auf Textinhalte, du kannst auch Audioaufzeichnungen durchsuchbar machen.

Wie das geht, erfährst du jetzt:

1. Klicke im Menüband auf Datei und wähle Optionen aus.
2. Klicke im Menü auf den Punkt „Audio und Video“.
3. Aktiviere das Kästchen „Suche nach Wörtern in Audio- und Videoauszeichnungen aktivieren“ und bestätige mit OK.

In den Default-Einstellungen ist diese Option deaktiviert, da sie die normale Suche verlangsamt, wenn du viel mit Audio- oder Videodateien arbeitest, lohnt es sich diese Funktion zu aktivieren.

Outlook Aufgaben aus OneNote erstellen

Wie organisierst du dir deine täglichen Aufgaben oder ToDos?

Nutzt du dafür den Aufgabenbereich in Outlook? Falls du in deinem Unternehmen zudem Gesprächsprotokolle in OneNote dokumentierst, dann solltest du unbedingt unseren heutigen Tipp anwenden.

Du kannst Aufgaben in Outlook mit wenigen Klicks aus OneNote heraus erstellen. Dazu markierst du die Aufgabe in OneNote und wählst im Menüband „Start“ unter „Kategorien“ das Feld „Outlook-Aufgaben“ aus. Nun musst du nur noch ein Fälligkeitsdatum auswählen und schon wird die Aufgabe nach Outlook übertragen.

Blog Zusatz-Tipp: Layout individualisieren

Das Besondere eines Notizbuches ist, dass du selbst entscheiden kannst, wie es aussehen soll. Ob mit Hardcover oder Ringbindung, DIN A4 oder A5, liniert, blanco oder gepunktet – du hast die Wahl.

Auch bei deinem digitalen Notizbuch in OneNote kannst du selbst das Aussehen bestimmen. Dazu klicke auf „Datei“, danach auf „Optionen“. Unter dem Menüpunkt „Anzeige“ findest du viele Möglichkeiten, um das Aussehen von OneNote anzupassen.

Das waren unsere Tipps zum effektiven Arbeiten mit OneNote. Dir gefallen unsere Tipps zu den Office-Anwendungen und möchtest gern noch weitere Tipps zu anderen Anwendungen lesen? Wir empfehlen dir dazu unsere Blogbeiträge zu Word, Excel oder Outlook.

Über die Autorin
Sarah ist seit Mai 2019 ein Teil von Softwarekontor und hat ihre Bachelorarbeit zum Thema Content Strategie und Corporate Blog bei uns geschrieben. Seit ihrem Abschluss in Kommunikation und Medienmanagement koordiniert sie den Softwarekontor Blog und kümmert sich um den Content für unsere Social Media Kanäle. Sie schreibt gerne Texte und hat sehr vielseitige Aufgaben – vom Schreiben von UserStories bis zum Planen von Social Media Postings.