#Microsoft365Tipps zu Forms

Forms ist ein cloudbasiertes Web-Tool mit dem man Online-Umfragen aller Art erstellen, verteilen und auswerten kann. Von Formularen, Abstimmungen, Kund*innenbefragungen, Rätseln oder Tests – alles kannst du problemlos mit Forms erstellen. Forms steht allen Microsoft Kund*innen als kostenlose WebApp zur Verfügung und zur Abstimmung benötigt man kein Microsoft-Konto. Man benötigt lediglich einen Webbrowser, das bedeutet man kann sogar über mobile Endgeräte abstimmen.

Unternehmenslogo in Formularkopf einfügen

Angenommen du warst Veranstalter*in eines Workshops und möchtest nach der Veranstaltung ein kurzes Feedback der Teilnehmer*innen einholen. Für diesen Zweck eignet sich Microsoft Forms ideal.

Damit die befragten Personen auch direkt wissen, von wem die Umfrage stammt, solltest du die Möglichkeit nutzen dein Unternehmenslogo direkt in den Formularkopf einzufügen. Dazu klicke auf den Formularkopf um ihn zu bearbeiten. Hier kannst du den Titel deiner Umfrage anpassen und eine Beschreibung hinzufügen. Klicke anschließend auf „Bild einfügen“ . Über den Button „Hochladen“ kannst du das Logo (oder ein anderes Bild) in den Formularkopf einfügen.

Verzweigungen in Forumularen

Ein entscheidender Vorteil von Online-Befragungen ist die Möglichkeit Verzweigungen einzubauen. Verzweigungen bewirken, dass sich die folgenden Fragen anhand der gegebenen Antworten anpassen. So werden den befragten Personen nur die Fragen angezeigt, die für die Person relevant ist.

Um in Forms eine Verzweigungslogik hinzuzufügen lege zuerst alle Fragen an. Bei der Frage, bei der du eine Verzweigung hinzufügen möchtest klickst du auf „Weitere Einstellungen für Frage“ und anschließend auf „Verzweigung hinzufügen“. Auf der Seite Verzweigungsoptionen kannst du nun je Antwortoption auswählen zu welcher nächsten Frage  die befragte Person gelangen soll.

Hinweis: Verzweige deine Umfrage immer nur zu nachfolgenden Fragen und nicht zu einer vorherigen, da die Befragten sonst direkt an das Ende des Formulars springen.

Exklusiver-Blogbeitrag-Hinweis: Du kannst einem Formular auch Formularabschnitte hinzufügen. Wenn du das gemacht hast, kannst du Verzweigungen auch zu einem Abschnitt hinzufügen. Dafür wähle den gewünschten Abschnitt aus, klicke auf das Symbol mit den 3 Punkten für weitere Einstellungen und wähle zuletzt „Verzweigung hinzufügen“ aus.

Mehrsprachige Formulare

Gerade bei global agierenden Unternehmen ist es wichtig, dass Umfragen mehrsprachig verfügbar sind. In Microsoft Forms kannst du deshalb deine Formulare in maximal 11 verschiedenen Sprachen anlegen.

Klicke dazu auf weitere Einstellungen und wähle „Mehrsprachig“ aus. Hier kannst du die primäre Sprache deines Formulars auswählen und weitere Sprachen hinzufügen. Um dein Formular in einer anderen Sprache zu bearbeiten klicke auf den Stift. Mit einem Klick in die verschiedenen Textfelder deiner Fragen kannst du die Übersetzungen eintragen. Deine Übersetzungen sind automatisch gespeichert, wenn du oben auf „Zurück“ klickst.

Wenn du dein Formular verschickt hast, erhalten die Befragten das Formular zunächst in der Standardsprache. In einer Dropdown-Liste oben rechts können die anderen Sprachen ausgewählt werden.

Integration von Forms in andere Microsoft Anwendungen

Warum eine Online-Umfrage mit Microsoft Forms erstellen, wenn es doch zig andere Tools zum Erstellen von Umfragen gibt?

Ein wichtiger Punkt ist, dass du deine Microsoft Forms Umfragen ideal in andere Microsoft-Anwendungen integrieren kannst. So kannst du z.B. eine Schnellumfrage in Outlook an eine Rundmail hängen, ein Quiz in OneNote für das Web einbinden oder direkt in einem Teams-Chat eine Abstimmung durchführen, deren Ergebnisse direkt angezeigt werden.

Um Forms in anderen Anwendungen zu nutzen, halte in anderen Anwendungen Ausschau nach dem Forms-Symbol. Ausführliche Beschreibungen findest du hier.

Zeitraum für Umfrage definieren

Wenn du deine Umfrage erst ab einem bestimmten Datum starten lassen möchtest oder du ein Quiz erstellst, welches in einem bestimmten Zeitraum beantwortet werden kann, kannst du das für dein Formular in Microsoft Forms einstellen.

Dazu klicke auf „Weitere Formulareinstellungen“ und anschließend auf „Einstellungen“. Im Feld „Optionen für Antworten“ kannst du ein Start- und ein Enddatum für deine Umfrage definieren. Wenn du das Kästchen bei „Antworten akzeptieren“ deaktivierst, können die Empfänger*innen dein Formular nicht ausfüllen oder absenden. So kannst du dein Formular bereits verschicken, aber noch keine Antworten erhalten. Sobald du das Feld wieder aktivierst können die Empfänger*innen antworten.

Teilen von Formularen

Der wichtigste Punkt einer Online-Umfrage ist natürlich, dass möglichst viele Personen auf deine Umfrage antworten. Dazu muss deine Umfrage aber zunächst die richtigen Personen erreichen.

Über den Button „Teilen“ kannst du festlegen, wie du dein Forms verbreiten möchtest.

Bei einer Microsoft Forms Umfrage kannst du zunächst festlegen, ob nur Personen deiner Organisation das Formular ausfüllen dürfen oder auch externe Personen antworten können.

Dein Formular kannst du anschließend über einen Link versenden (A), einen QR-Code generieren, der mit dem Smartphone gescannt werden kann (B), das Formular in deine Webseite einbinden (C) oder direkt den Empfänger*innen eine E-Mail schreiben (D)

Freigeben von Ergebnissen

Das spannendste einer Umfrage sind natürlich die Ergebnisse der Umfrage. Microsoft Forms liefert dir die Ergebnisse deiner Umfrage in Echtzeit mit einem Klick auf die Registerkarte „Antworten“.

In der Registerkarte Antworten siehst du alle bisherigen Ergebnisse und kannst diese auch direkt in Excel öffnen, um weitere Analysen vorzunehmen.

Möchtest du nun deine Ergebnisse auch mit anderen teilen, klicke auf „Weitere Optionen“ und wähle „Zusammenfassungslink erstellen“ aus. Diesen Link kannst du nun allen Personen zur Verfügung stellen, die eine Zusammenfassung der Ergebnisse benötigen.

Das waren unsere Tipps zu Forms und wir hoffen du konntest für deine nächste Umfrage oder dein Quiz wichtige Infos mitnehmen. Für weitere Tipps zu Microsoft365 Anwendungen lies doch unsere Blogbeiträge zu PowerPoint, Outlook oder OneNote.

Über die Autorin
Sarah ist seit Mai 2019 ein Teil von Softwarekontor und hat ihre Bachelorarbeit zum Thema Content Strategie und Corporate Blog bei uns geschrieben. Seit ihrem Abschluss in Kommunikation und Medienmanagement koordiniert sie den Softwarekontor Blog und kümmert sich um den Content für unsere Social Media Kanäle. Sie schreibt gerne Texte und hat sehr vielseitige Aufgaben – vom Schreiben von UserStories bis zum Planen von Social Media Postings.