#Microsoft365Tipps zu Access

Im Gegensatz zu gängigeren Tools wie Word oder PowerPoint arbeiten sicherlich weniger Menschen täglich mit Access. Sobald aber Excel-Tabellen sehr umfangreich und unübersichtlich werden, häufig Duplikate oder uneinheitliche Schreibweisen auftauchen, man nach bestimmten Daten suchen und über eine Teilmenge filtern möchte, kann es durchaus sinnvoll seine eine (Access-)Datenbank anzulegen.

Unsere Tipps zu Access richten sich hauptsächlich an Access-Anfänger und sollen dir zeigen, dass es mit Hilfe von Access gar nicht so schwer ist eine Datenbank aufzubauen und wie du deine Daten organisieren und anzeigen kannst.

Eingabe und Arten von Felddatentypen

Ein Unterschied zwischen einer Excel-Tabelle und einer Access-Tabelle ist, dass für jedes Feld (jede Spalte) ein Felddatentyp festgelegt wird. So wird automatisch sichergestellt, dass z.B. in einer Tabelle,, die die Verkäufe deiner Produkte verwaltet das Feld Datum immer mit einer identisch formatierten Angabe des Datums gefüllt wird und man nicht versehentlich Dienstag in das Feld eintragen kann.

Um die Felddatentypen anzulegen gehe in die Entwurfsansicht deiner Tabelle. Hier kannst du nun zuerst den Namen des Feldes eingeben und anschließend aus dem Dropdown-Menü einen Felddatentyp pro Feld auswählen. Die wichtigsten Datentypen sind im Beitragsbild erklärt.

Dublettenüberwachung

Was in Excel über Formeln individuell angelegt werden muss, lässt sich in Access mit wenigen Klicks pro Feld einstellen: Eine Überprüfung von Dubletten. Dubletten sind gleiche Daten, die aber mehrfach in der Tabelle vorhanden sind. Da Dubletten unnötige Kosten verursachen können und die Qualität deiner Daten senkt, solltest du darauf achten möglichst keine Dubletten zu verursachen.

Hierzu musst du dem entsprechenden Feld einen Index zuordnen. Dazu gehe in die Tabellenentwurfsansicht. Im Abschnitt Feldeigenschaften kannst du für das ausgewählte Feld die Index-Eigenschaft auf „Ja (Ohne Duplikate)“ einstellen. Wenn nun versehentlich identische Daten in die Tabelle eingetragen werden erscheint eine Warnmeldung von Access, die dich auf die Dublette hinweist.

Standardwerte für Felder vergeben

Häufig enthalten Felder einer Datenbank-Tabelle denselben Wert. So zum Beispiel, wenn du Access nutzt, um deine Kundendaten zu verwalten und zum Beispiel als regionales Unternehmen viele Kunden aus demselben Bundesland hast. Damit du nicht immer wieder das Bundesland eintippen musst, gibt es die Möglichkeit einen Standardwert festzulegen.

Dazu öffne die Tabelle in der Datenblattansicht und wähle das Feld aus. Wähle den Menüpunkt Felder im Menüband aus. Im Abschnitt Eigenschaften findest du den Button „Standardwert“, klicke ihn an. Anschließend öffnet sich das Ausdrucks-Generator Dialogfenster. Hier kannst du den Ausdruck eingeschlossen von “ eingeben, der für das Feld als Standardwert gesetzt wird. Anschließend musst du nur noch mit OK bestätigen.

Lange Texte lesen können

Eine Access Datenbank eignet sich sehr gut, zur Verwaltung von mehrsprachigen Textbausteinen, um daraus zum Beispiel Serienbriefe zu erstellen. Vorteile dieser Methode ist, dass du die Textbausteine direkt einer Sprache zuordnen kannst und so mit wenigen Klicks zum Beispiel anstatt der deutschen Texte die französischen Texte für deinen Serienbrief nutzen kannst – Wenn du Interesse ein einer solchen Datenbankanwendung hast, melde dich gerne bei uns.

Dieser Tipp erleichtert dir die Pflege von langen Texten in Access Feldern. Gerade bei sehr langen Inhalten (wie bei Textbausteinen für einen Serienbrief) ist es meist etwas schwierig den gesamten Text im Feld zu sehen, um diesen zu bearbeiten. Für dieses Problem gibt es aber eine einfache Lösung: Klicke in das Feld mit dem Text, den du bearbeiten möchtest und nutze die Tastenkombination SHIFT+F2. Es öffnet sich ein neues Fenster, welches dir den gesamten Textinhalt anzeigt. Mit Hilfe der Schaltfläche „Schriftart…“ kannst du den Text nach deinen Vorstellungen formatieren und die Schriftgröße anpassen. Nachdem du Textänderungen vorgenommen hast musst du nur noch mit OK bestätigen.

Rechtschreibprüfung

Gerade wenn man große Textmengen in Access verwaltet, kann sich schnell ein Rechtschreibfehler einschleichen.

Mit diesem Tipp ist das in Zukunft aber kein Problem mehr für dich! Wenn du in deiner Tabelle in der Datenblattansicht bist und ein Feld welches Text enthält ausgewählt hast, klicke F7. Es öffnet sich ein neues Dialogfeld und dir werden nacheinander alle Wörter, die nicht im Wörterbuch erkannt wurden angezeigt und du kannst diese korrigieren oder dem Wörterbuch hinzufügen.

Das klappt auch nicht nur in Tabellenfeldern, sondern an allen Stellen mit Text, die editiert werden können.

Access öffnen und Startoptionen verhindern

Wenn du bereits eine Access Datenbankstruktur mit Formularen und weiteren Einstellungen hast und diese öffnest, wirst du, sofern dies eingestellt wurde, nur die Oberflächen für die Nutzer*innen sehen und nicht deine Objekte.

Der heutige Tipp zeigt dir, wie du den vollständigen Zugriff auf deine Datenbank bekommst: Schließe dazu Access, falls es schon geöffnet war. Halte beim erneuten Öffnen die SHIFT-Taste gedrückt. Halte auch die SHIFT-Taste gedrückt, während du alle Sicherheitsmeldungen schließt. So hast du vollständigen Zugriff auf deine Datenbank.

Blog-Zusatztipp: Formular zur Dateneingabe erstellen

Zur regelmäßigen Dateneingabe sind Tabellen nicht gerade sehr gut geeignet. Gerade wenn man nicht selbst für die Pflege der Datenbankstruktur verantwortlich ist, kann es sehr kompliziert sein neue Daten korrekt in die Datenbank einzugeben. In Access kannst du hierfür ein Formular nutzen – Wir zeigen dir heute, wie du ganz einfache Formulare zur Dateneingabe erstellen kannst:

Klicke dazu im Menüband auf Erstellen und klicke auf die Schaltfläche „Formular-Assistent“. Der Formular-Assistent öffnet sich und du musst eine vorhandene Tabelle oder eine Abfrage auswählen. Anschließend bekommst du alle verfügbaren Felder die in dieser Tabelle oder Abfrage enthalten sind angezeigt und du kannst sie über die Pfeiltasten zu deinem Formular hinzufügen. Nachdem du auf Weiter geklickt hast, kannst du noch das Layout für dein Formular auswählen. Im letzten Schritt kannst du deinem Formular noch einen Titel geben und mit dem Klick auf Fertigstellen wird das Formular erstellt.

Du kannst nun neue Datensätze direkt in das Formular eintragen. Mit einem Klick auf Speichern und anschließend auf aktualisieren werden deine Daten auch in die Tabelle geschrieben.

Dies waren unsere Anfänger-Tipps zu Access, die dir gezeigt haben, dass der Aufbau von einfachen Datenbankstrukturen gar nicht so komplex ist. Wenn dir unsere Tipps gefallen haben, dann schau dir doch auch unsere Blogbeiträge zu Excel, PowerPoint oder OneNote an. Wenn du regelmäßige Tipps zu Microsoft Anwendungen sowie weiteren spannenden Digitalisierungsthemen lesen möchtest, dann folge unseren Softwarekontor Seiten auf facebook, LinkedIn oder Twitter.

Über die Autorin
Sarah ist seit Mai 2019 ein Teil von Softwarekontor und hat ihre Bachelorarbeit zum Thema Content Strategie und Corporate Blog bei uns geschrieben. Seit ihrem Abschluss in Kommunikation und Medienmanagement koordiniert sie den Softwarekontor Blog und kümmert sich um den Content für unsere Social Media Kanäle. Sie schreibt gerne Texte und hat sehr vielseitige Aufgaben – vom Schreiben von UserStories bis zum Planen von Social Media Postings.