#Microsoft365Tipps zu Teams

Microsoft Teams wird seit dem letzten Jahr regelmäßig weiterentwickelt, um die digitale Zusammenarbeit weiter zu verbessern. Wir bei #Softwarekontor nutzen Teams, zur internen Abstimmung und Zusammenarbeit oder für auch für Kundentermine. In diesem Beitrag zeigen wir dir 8 Tipps, die du bestimmt noch nicht kanntest und du in Zukunft für deine digitalen Termine nutzen kannst!

Teams klingelt nur im Headset

Du hast schon einmal einen Anruf über Teams verpasst, weil der Klingelton nur im Headset klingelte und du es deshalb nicht gehört hast?

Das ist in Zukunft kein Problem mehr: Klicke in Teams auf deinen Avatar und auf Einstellungen. Navigiere dich anschließend zum Menüpunkt „Geräte“. Hier kannst du als Sekundären Rufton deine Lautsprecher auswählen. So klingelt Teams in Zukunft dann auch über deine Lautsprecher.

Besprechungsnotizen erstellen

Du planst eine Besprechung mit Teams und möchtest vorab allen Teilnehmenden die Agenda zukommen lassen und diese auch während des Termins im Blick behalten? Hierfür brauchst du keine Rundmail mehr verschicken oder die Agenda in die Besprechung tippen – das geht auch einfacher.

Sobald du eine Besprechung geplant und diese als Teams-Besprechung angelegt ist wechsle zu deinem Kalender in Teams und klicke den Termin an. Klicke auf „Mit Teilnehmern chatten“, um den Chat mit allen Teilnehmenden zu öffnen.  Neben dem Titel des Termins klicke auf den Menüpunkt „Besprechungsnotizen“ und danach auf den Button „Notizen machen“. Nun kannst du zum Beispiel deine Agenda für den Termin erstellen. Alle Teilnehmenden bekommen nun im Chat die Benachrichtigung, dass Besprechungsnotizen erstellt wurden und können diese einsehen.

Besprechungsnotizen während einer Besprechung nutzen

Wenn du in einer Besprechung bist, kannst du über die drei Punkte (Weitere Aktionen) in den Steuerelementen der Besprechung den Punkt Besprechungsnotizen auswählen. Es  öffnen sich die Besprechungsnotizen. Je nachdem, ob du bereits die neuen Besprechungsfeatures aktiviert oder deaktiviert hast, sieht das unterschiedlich aus.

Wenn du die Besprechungsfeatures aktiviert hast, öffnen sich die Besprechungsnotizen im Hauptfenster von Teams und nicht im Besprechungsfenster. Wenn du die neuen Besprechungsfeatures deaktiviert hast, öffnen sich die Notizen am Rand deiner Besprechung.

Egal in welcher Form kannst du nun direkt während der Besprechung Notizen machen, auf die alle zugreifen können und du kannst sogar andere Teilnehmenden mit @ in den Notizen erwähnen. Nach der Besprechung findest du die Notizen im Chat der Besprechung oben in der Liste.

Betreff-Funktion

Neben der Chat-Funktion in Microsoft Teams kann man innerhalb eines Teams auch über den Kanal miteinander kommunizieren. Der Vorteil hierbei ist, dass man direkt auf einen Beitrag antworten kann und die Besprechungen so übersichtlich bleiben und alle Infos zu einem Thema zusammengehalten werden.

Zudem kannst du einer Kanal-Unterhaltung einen Betreff hinzufügen. Klicke dafür in einem Kanal auf den Button „Neue Unterhaltung“ und anschließend auf den Button zum Formatieren des Textes. Nun musst du nur noch den Platzhaltertext des Betreffs ändern und schon bekommt dein Beitrag im Kanal einen Betreff.

Vorteil eines Betreffs ist, dass du ganz gezielt nach dem Betreff eines Beitrags suchen kannst. Dazu oben im Suchfenster den Suchbegriff eingeben und bestätigen. Unter dem Menüpunkt „Weitere Filter“ kannst du gezielt einen Suchbegriff nach dem Betreff eingeben.

Break-Out-Rooms nutzen

Digitale Gruppenarbeit in Break-Out Rooms ist auch in Teams möglich! Gerade in Besprechungen mit vielen Teilnehmer*innen ist es schwierig gemeinsam über ein Thema zu sprechen oder offen neue Ideen zu diskutieren. Hierfür gibt es jetzt die Möglichkeit kleinere abgetrennte Meetings mit einem kleineren Personenkreis aus einem großen Termin heraus zu erstellen.

Um Break-Out Rooms zu nutzen, müssen zuvor alle Teilnehmer*innen die neuen Besprechungserfahrungen aktivieren. Während einer Teams-Besprechung klicke nun auf den Button „Halteräume“. Es öffnet sich ein Fenster, bei dem du auswählen kannst wie viele Räume du erstellen möchtest (maximal 50) und ob die Personen automatisch einem Raum zugeteilt werden oder ob du manuell auswählen möchtest welche Personen in welchen Raum soll. Anschließend kannst du entweder die Teilnehmer*innen den Räumen zuteilen oder du kommt direkt zur Übersichtsseite bei der du die Räume umbenennen kannst oder die Räume alle oder einzeln starten kannst.

Alle weiteren Infos zu den Pausenräumen, zum Beispiel wie du eine Ankündigung an alle Pausenräume schicken kannst, findest du hier: Verwenden von Pausenräumen in Teambesprechungen

Besprechungsoptionen einstellen

Teams wird immer häufiger als Plattform für Präsentationen und Vorträge genutzt. Damit du dich optimal auf deine Präsentation vorbereiten kannst, gibt es in Teams die Möglichkeit alle Teilnehmenden in einem Wartebereich warten zu lassen, bis du als Besprechungsorganisator sie zulässt. Diese Einstellung ist etwas versteckt, aber unser Tipp zeigt dir, wie du die Besprechungsoptionen vor einem Termin einstellen kannst.

Zuerst erstellt du deinen Termin mit allen Teilnehmenden entweder direkt in Teams oder über Outlook und den Teams-Button. Anschließend klicke im Teams-Kalender auf den Termin und auf „Bearbeiten“. Etwas versteckt im oberen Bereich gibt es den Button „Besprechungsoptionen“. Mit Klick auf den Button öffnet sich ein Browser Fenster in der Webversion von Teams. Hier kannst du festlegen, welche Teilnehmenden im Wartebereich landen und wer den Wartebereich umgehen kann. Außerdem kannst du hier einstellen, wer die Präsentation übernehmen kann und ob die Teilnehmenden die Stummschaltung aufheben können.

Du kannst die Besprechungsoptionen nur als Organisator des Termins einstellen. Während des Termins kannst du die Einstellungen auch direkt in Teams anpassen.

Testanruf

Unsere letzten Tipps haben dir verschiedene Einstellungen gezeigt, damit dein Online-Meeting ein voller Erfolg wird. Damit du auch optimal verstanden und gesehen wirst, kannst du in Teams einen Testanruf durchführen.

Klicke dafür oben auf dein Profilbild und auf Einstellungen. Navigiere dich zum Menüpunkt Geräte. Hier siehst du welche Audiogeräte gerade eingestellt sind und wie deine Webcam ausgerichtet ist. Außerdem kannst du über den Button „Testanruf führen“ dein gesamtes Setting testen. Dazu klicke einfach auf den Button und folge den Audio-Anweisungen.

Blog-Zusatztipp: Zoom auf geteilte Inhalte

Stell dir vor, du bist gerade in einem Teams-Meeting und eine Kollegin teilt gerade ihren Bildschirm und zeigt dir die neue Benutzeroberfläche der Anwendung. Da du allerdings um HomeOffice bist und nur deinen Laptop-Bildschirm hast, kannst du den Text der einzelnen Schaltflächen nicht richtig lesen. Was tun?

Die Lösung ist ganz einfach und du musst dazu nicht mal deine Kollegin unterbrechen: Fahre mit dem Mauszeiger auf den Bereich, den du dir gern näher anschauen möchtest. Halte nun die STRG-Taste gedrückt und drehe am Mausrad. So wird in der Besprechung auf einen bestimmten Bereich gezoomt und du kannst auch ohne großen Bildschirm alle Inhalte lesen. Wenn du jetzt noch Tipps brauchst, welche Regeln zum Gestalten einer Benutzeroberfläche gelten, lies dir unseren Beitrag zum Thema durch.

Das waren unsere Tipps zur Arbeit mit Teams. Wir hoffen du konntest neue Features kennenlernen und diese auch für deine Arbeit nutzen. Wenn du an weiteren Tipps auch für andere Office-Anwendungen interessiert bist, dann schau dir gerne unsere Beiträge zu Word, Excel oder PowerPoint an. Für die aktuellsten Infos von Softwarekontor abonniere unsere Seiten auf LinkedIn, facebook oder Twitter. Wenn du Fragen zu den Tipps hast, dann hinterlasse einen Kommentar oder schreibe uns eine kurze Nachricht.

Über die Autorin
Sarah ist seit Mai 2019 ein Teil von Softwarekontor und hat ihre Bachelorarbeit zum Thema Content Strategie und Corporate Blog bei uns geschrieben. Seit ihrem Abschluss in Kommunikation und Medienmanagement koordiniert sie den Softwarekontor Blog und kümmert sich um den Content für unsere Social Media Kanäle. Sie schreibt gerne Texte und hat sehr vielseitige Aufgaben – vom Schreiben von UserStories bis zum Planen von Social Media Postings.