Softwarekontor: „Match your Arbeitszeit together!“

Softwarekontor unterstützt Personalabteilungen beim automatischen Erstellen von Job-Tandems

Eine Personalabteilung unserer Konzernkundin hatte es schon länger auf dem Schirm: Es besteht ein nennenswerter Bedarf, Wünsche von Mitarbeitenden zu ihren Arbeitszeiten aufeinander abzustimmen. Auslöser sind berufliche Auszeiten wie Elternzeit und Sabbaticals auf der einen Seite, Ambitionen auf Alters- oder Freizeitteilzeit und andere individuelle, oft auch temporäre, Veränderungen auf der anderen Seite. Je größer die Zahl des Kollegiums, desto schwieriger die Abstimmungsprozesse und desto geringer die Trefferquote.

Schnell einsteigen oder langsam aussteigen?

Was war der Punkt? Die frischgebackenen Eltern bzw. frischerholten Sabbaticalistas hatten nach mehrmonatiger Pause keinen Zugriff mehr auf die unternehmensinternen Systeme, um ihren Rückkehrenden-Bedarf – der zumeist teilzeitorientiert ist – zu platzieren. Als „Inaktive“ mussten sie deshalb über eine allgemeine Anfrage an die Personalabteilung kommunizieren.

Menschen, die ihren Job teilen oder in die Teilzeit eines anderen einsteigen wollten, suchten aber nur intern mittels einer speziellen MS PowerApp. Für deren Zugriff müssen die Nutzenden aktiv sein. Auch hier war die Personalabteilung involviert, um den gegenseitigen Bedarf und die beiden voneinander unabhängigen Systeme händisch zu managen.

Gemeinsam mit der Personalabteilung hat Softwarekontor diese beiden Bedarfe nun inhaltlich und technisch sinnvoll zusammengebracht und beide Systeme aufeinander abgestimmt. Alle Mitarbeitenden können einander ab sofort ohne händisches Zutun der Personalabteilung finden, sich abgleichen und dann eine gemeinsame Stelle als Job-Tandem formulieren und beantragen. Da dies bereichsintern angelegt ist, handelt es sich dabei praktischerweise nicht um eine Neuausschreibung.

Bedarf trifft Bedarf – so kommt man zusammen

Der Flow in MS PowerAutomate organisiert und optimiert diesen Matching-Prozess. Hier werden Angebote und Nachfragen aller Interessenten verglichen. Auf der Basis von mindestens einer gemeinsamen Sprache, ähnlicher Tarifgruppen und vergleichbarer Qualifikationen erstellt der Flow automatisch ein „Perfect Match“ und schlägt den Beteiligten gleich eine gemeinsame Jobbeschreibung für ihre interne Bewerbung vor. Der integrierte Zugriff über den Connector auf einen MS SharePoint ermöglicht die erforderlichen Verknüpfungen, ohne dass zusätzliche Lizenzzahlungen anfallen.

„Das Zusammenkommen ist immer einer der wichtigsten Punkte, wenn wir Systeme aufbauen und weiterentwickeln“, bestätigt Thorsten Dietz, Product Owner für das Projekt bei Softwarekontor, den starken Fokus auf inhaltliche und technische Harmonisierung. „Egal, ob da Systeme, Daten oder Menschen zusammenkommen, Digitalisierung soll nicht nur neu, sondern besser machen.“

Digitalisierung ist ein Match von Expertisen

Nur die Mitarbeitenden wissen, was sie wirklich brauchen. Nur die Personalabteilung kann die individuellen Bedarfe erkennen. Nur die Abteilungsleitung kann entscheiden, welche Innovationen priorisiert werden müssen. Auch hier waren aufmerksame Blicke aller Beteiligten auf den Matching-Prozess der erste Schritt in die neue praktische Anwendung. Die Fleißarbeit erledigt jetzt das System mit wesentlich mehr und besseren Treffern für individuell geteilte Arbeitsplatzmodelle. Und schafft Quality Time für persönliche Betreuung in der Personalabteilung.

Über die Autorin
Anja ist Dipl. Kommunikationsdesignerin. Sie verantwortet externe Kommunikation und Sichtbarkeit bei Softwarekontor. Alle Aktivitäten für PR, Social Media und Web gehen über ihren Schreibtisch. Ihre Stärken liegen im Erzählen von Kurzgeschichten, dem Ideenentwickeln und im kollaborativen Netzwerken.