Wie wir trotz Kontaktbeschränkungen und Ausgangssperre eine Weihnachtsfeier hielten, ohne gegen die Corona-Maßnahmen zu verstoßen

Veröffentlicht am 11. Februar 2021

Dieser Beitrag ist nicht nur für MitarbeiterInnen eines Unternehmens, die nach Ideen für ihre Betriebsfeiern suchen, sondern auch für Privatpersonen und jeden der Spaß daran findet, auf unkomplizierte Art und Weise eine Feier in Corona Zeiten zu gestalten

Lautes Gelächter, herumrennende Kinder, der Geruch von den, im Fett frittierten, Pommes, in der Hand ein duftender Glühwein oder Punsch, unter den Partyzelten stehend und mit den KollegInnen über den neusten Tratsch und Klatsch quatschend. Draußen ist es schon so kalt, dass man beim Ausatmen kleine Dampfwölkchen sehen kann. Doch unter den Partyzelten ist es gemütlich warm und man verfällt direkt in Weihnachtsstimmung. Na ja, das sollte man zumindest. Doch im Jahr 2020 sah alles ganz anders aus. Durch den Ausbruch des Coronavirus und den darauffolgenden Kontaktbeschränkungen und Hygienemaßnahmen sagten viele Unternehmen ihre Weihnachtsfeier letztes Jahr ab oder verschoben sie auf das nächste Jahr. Doch heißt das, dass es nicht möglich ist, eine Weihnachtsfeier in Corona-Zeiten zu halten? Oder gibt es eine andere Möglichkeit die lang ersehnte Jahresabschlussfeier mit den KollegInnen zu genießen? Ja, die gibt es! Was wäre, wenn ich dir jetzt eine Möglichkeit zeige, mit der du trotz Corona mit einem Glühwein oder Punsch in der Hand und duftendem Essen vor dir gemütlich mit deinen KollegInnen quatschen kannst.

Wenn du wissen möchtest, was diese Alternative ist und wie sie für dich vielleicht auch von Gebrauch sein kann, auch wenn du keine Weihnachtsfeier planen möchtest, dann bleib dran. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie wir mit der Frage der Weihnachtsfeier 2020 umgegangen sind und ob unsere Corona konforme Jahresabschlussfeier ein Erfolg war oder nicht.

Hinter den Kulissen der Softwarekontor-Weihnachtsfeier

Ebenso wie viele andere Unternehmen hat auch Softwarekontor bereits Monate vorher mit der Planung der ersten Weihnachtsfeier begonnen. Doch unsere Pläne gingen nicht auf. Kontaktbeschränkungen, Hygienemaßnahmen, Mindestabstand überprüfen… und so ging es in die nächste Runde. Doch immer wieder mussten wir unsere Vorbereitungen verwerfen aufgrund der stärker zunehmenden Infektionszahlen. Bereits Anfang des Jahres sind MitarbeiterInnen ins Homeoffice gegangen, um sich, ihre Familien und ihre MitbürgerInnen zu schützen. Da Softwarekontor die Gesundheit und das Wohlergehen seiner Mitarbeitenden und Mitmenschen sehr am Herzen liegt, konnten wir es nicht vertreten, eine Weihnachtsfeier zu halten, bei der Menschen dem Virus ausgesetzt wären.

Wäre es deswegen nicht einfacher, die Weihnachtsfeier zu verschieben?

Bestimmt hätte es uns viel Trubel erspart, doch Softwarekontor wollte seinen MitarbeiterInnen in diesen ungewohnten Zeiten etwas mitgeben und sich für die großartigen Leistungen bedanken, die jede/r einzelne in diesem schwierigen Jahr vollbracht hatte. Deshalb hieß es, nach einer Möglichkeit suchen, die Weihnachtsfeier Corona konform stattfinden zu lassen.

Und da sind wir auf die virtuelle Weihnachtsfeier gestoßen.

Virtuelle Weihnachtsfeier und der Nutzen für dich (Planung, Vorbereitungen etc.)

Eine virtuelle Weihnachtsfeier bietet viele Vorteile. Zum einen ist sie eine verhältnisweise schnelle Alternative einer Weihnachtsfeier, an der jeder von zu Haus aus teilnehmen kann. Wenn man nicht das Haus verlassen kann, um zur Feier zu gehen, dann bring die Weihnachtsfeier eben zu den Leuten nach Hause. Zum anderen spart sie nicht nur bei der Planung Zeit, sondern auch den MitarbeiterInnen, da diese es sich einfach kuschlig in Jogginghose auf dem Sofa gemütlich machen können und sich zum vereinbarten Termin einloggen, ohne vorher zu einer anderen Location fahren zu müssen.

Nutzen für dich

Corona begleitet uns auch ins neue Jahr hinein und es wird noch etwas dauern, bis unser Leben wieder zurück in die Normalität kehrt. Deswegen gewinnen virtuelle Events immer mehr an Popularität, denn sie sind eine spaßige Methode, kontaktlos mit seinen Liebsten zu feiern.

Wie bereits angekündigt ist dieser Blogartikel nicht nur für Leute, die eine Weihnachtsfeier halten möchten. Die Ideen und Erfahrungen, die wir mit unserer Betriebsfeier gesammelt haben, kannst du auch ganz einfach bei anderen Events anwenden, wie zum Beispiel Geburtstage, virtuelle Dinner, Treffen mit entfernten Verwandten oder Freunden, Neujahrsfeste etc.

Alles was du selbst tun müsstest, wäre die Programmpunkte an dein Event anzupassen.

Wer organisiert?

Schon bei kurzanhaltender Internetrecherche werden einem viele Ideen und Möglichkeiten geboten, ein virtuelles Event zu planen. Anbieter und Eventplaner bieten oft gemeinsame Quizze, Escape Rooms, Spiele und Wine-Tasting an. Wir bei Softwarekontor haben uns gegen diese Dienstleistung entschieden und stattdessen die Planung unserer Feier selbst in die Hand genommen.

Falls du nach Inspiration suchst oder du dich für einen professionellen Eventplaner entschieden hast, sind hier ein paar Angebote, die bei unserer Suche aufkamen:

Aufteilung der MitarbeiterInnen

Im Gegensatz zu meinen Erwartungen dauerte die Planung unseres virtuellen Events nur knapp einen Monat. Doch was genau gab es zu beachten?

Zuerst haben wir uns Gedanken um die Aufteilung gemacht, denn anders als in Person ist es virtuell schwieriger, jemandem zu zuhören, wenn nebenbei noch drei weitere etwas erzählen. Man kann sich nicht einfach zu einer Gruppe stellen und dort zuhören. Oder vielleicht doch? Break-Out Rooms sind hierbei dein bester Freund. Diese ermöglichen es mit allen zusammen zu feiern, um nicht die MitarbeiterInnen auf zwei unterschiedliche Weihnachtsfeiern aufzuteilen und bieten gleichzeitig eine Lösung für die Verständnisfrage. Wir haben es so organisiert, dass sich alle zu dem vereinbarten Termin in einen Allgemeinraum einloggen. Dieser dient als Empfang und Abschied. Hier wurden Reden gehalten, die sich an alle MitarbeiterInnen richteten und gemeinsam die individuell gestalteten Geschenke ausgepackt. Da 2020 ein sehr anspruchsvolles Jahr war, wollten wir unseren Mitarbeitenden etwas Besonderes schenken, das auf jeden individuell angepasst wurde. Zuvor sammelten wir die Lieblingsrezepte unserer MitarbeiterInnen ein und gestalteten mit viel Mühe unser eigenes Softwarekontor-Kochbuch. Passend dazu erhielt jede/r einen mit dem eigenen Namen eingravierten Kochlöffel, Gewürze, Tee und Brotaufstrich. Anschließend zu der Bescherung fand sich jeder in einen der 7 Break- Out Rooms wieder, der vorher ausgesucht wurde.

Wie für Weihnachtsstimmung sorgen?

Ein weiteres Hindernis, für das wir eine Lösung brauchten, war die Lust der MitarbeiterInnen. Was bringt uns eine virtuelle Weihnachtsfeier, wenn keiner daran teilnehmen möchte? Nach den vielen Meetings, die dieses Jahr online stattgefunden haben, ist es verständlich, dass einem langsam die Lust dazu ausgeht. Also mussten wir uns überlegen, wie wir Begeisterung für unser „Weihnachts- Meeting“ erregen könnten. Dies erzielten wir mit unseren gut durchdachten Programmpunkten!

Wir haben uns für jeden Break-Out-Room ein anderes Thema ausgedacht und ließen die MitarbeiterInnen vorher aussuchen, an welcher Unterhaltung sie teilnehmen möchten.

Unsere Angebote waren: Escape Room, Weihnachtliches Basteln mit Kindern, gemeinsames Kochen, moderiertes Reden, Black Stories und eine Among Us Lobby.

Moderiertes Reden

Diejenigen, die dem moderierten Reden beigetreten sind, hatten die Möglichkeit ihre KollegInnen auch außerhalb ihres Berufslebens kennenzulernen. Da man mit manchen KollegInnen häufig über arbeitsverwandte Themen spricht, konnte hier jeder, der wollte, auch über Sachen außerhalb ihres „Softwarekontor-Lebens“ erzählen. Wichtig hierbei war, dass nicht jede/r reden musste. Niemand sollte sich gezwungen fühlen, etwas zu sagen. Unsere Moderatorin übernahm die Aufgabe für Gesprächsanstöße zu sorgen, um peinliche Stille zu vermeiden. Es sollte allerdings nicht so wirken wie in einem Interview, sondern eine lockere Atmosphäre, in der sich alle wohlfühlen.

Black Stories

Das beliebte Lagerfeuer-Spiel war auch bei unserer Weihnachtsfeier mit dabei. Wir haben uns dazu entschieden, allen KollegInnen eine Black Story in den Präsentkorb zu legen. So konnten auch nach dem offiziellen Teil der Feier im Open End weiter geknobelt werden. Bei diesem Spiel geht es darum, gemeinsam knifflige Mordrätsel zu lösen, indem man Ja- oder Nein-Fragen stellt.

Among Us

Among Us ist ein Multiplayer-Game, das im Lockdown besonders viel an Aufmerksamkeit gewann.

Für dieses Spiel empfehlen wir mindestens 6 und maximal 10 Teilnehmer. Es wird eine „Lobby“ erstellt und der Code dazu in den Breakout-Room gestellt. So kann sich jeder Spieler einloggen. Among Us ist die virtuelle Variante zu „Werwolf“. Das Ziel der Imposter (= Werwölfe) ist es, die Crew Mates zu töten. Die Crew Mates müssen herausfinden, wer die Imposter sind und ihre Aufgaben erledigen. Wenn einer der zwei Seiten ihr Ziel erreicht hat, ist das Spiel vorbei. Man kann beliebig viele Runden spielen, wobei die Rollen zufällig zugeteilt werden. Wir würden empfehlen, dass in jeder Lobby mindestens eine Person dabei ist, die sich mit dem Spiel bereits auskennt.

Kochen

In diesem Breakout-Room wurde gemeinsam gekocht und im Anschluss in kleiner Runde gegessen. Dieser Raum hat sich selbst so organisiert, dass vorher abgestimmt wurde, was gekocht wird und das Rezept mit Einkaufsliste verteilt wurde. Bei uns füllten Guacamole, leckere Zucchini-Carbonara und zum Nachtisch Himbeer/Mango- Quark den Magen.

Escape Room

Die Leute, die sich für einen Escape Room entschieden haben, erwarteten ein Raum mit lauter aufeinander bauenden Rätseln, die die Teams gemeinsam lösen müssen, um den Fall zu lösen. Hierzu steht ihnen eine Stunde zur Verfügung.

Da manche Räume früher fertig werden als andere, können sich die TeilnehmerInnen nach ihrem Programm wieder im Allgemeinraum einfinden, sich dort über ihre eigenen Räume austauschen oder einem Stream beitreten, den einer unserer Mitarbeiter von seinem Videospiel teilte. Der offizielle Teil unserer Weihnachtsfeier endete nach ca. 1h 30min in den jeweiligen Räumen. Danach sollte sich jede/r nochmal im Allgemeinraum einfinden, um sich von allen zu verabschieden. Was die TeilnehmerInnen danach machten, war ihnen selbst überlassen. Sie konnten sich entweder wieder ausloggen oder noch mit den KollegInnen bis ins Open End quatschen. Bis ca. 2 Uhr blieben die Letzten noch. Wenn dies nicht schon genug Indiz für den Erfolg unserer Feier war, dann waren die vielen positiven Rückmeldungen, die das Organisationsteam in den nächsten Tagen erhielten, Beweis genug.

Weitere Ideen, die wir zwar nicht mit aufgenommen hatten, aber sich trotzdem spaßig anhören sind zum Beispiel: Weihnachtsbacken, Spieleabend, Wichteln, Pantomime, Weihnachtsquiz.

Um auch ohne direkten Kontakt eine weihnachtliche Atmosphäre zu schaffen, kann man auf manchen Tools den Hintergrund entsprechend ändern oder sich dem Motto entsprechend kleiden.

Welche Schwierigkeiten gab es sonst noch?

Bei der Planung der Weihnachtsfeier gab es neben der Aufteilung und den Programmpunkten allerdings auch noch andere Faktoren, die beachtet werden sollten.

Das womöglich Wichtigste ist, dass jede/r die Möglichkeit hat, an dem virtuellen Event teilzunehmen. Man sollte also vorher sicherstellen, dass jede/r ein Gerät mit Internetzugang besitzt bzw. erhält, wenn dies nicht der Fall sein sollte.

Da in unserem Bundesland eine Ausgangssperre verhängt wurde, nutzen viel mehr Menschen das Internet zur gleichen Zeit. Das Problem hierbei ist, dass Leute aus dem Netz geworfen werden könnten oder nur eine sehr schlechte Verbindung haben könnten. Deswegen gab es bei uns auch das Angebot vom Büro aus an der Abschlussfeier teilzunehmen.

Bei der Auswahl des Tools ist es von Bedeutung ein Meeting-Tool zu benutzen, womit die meisten bereits vertraut sind, um Überforderung mit ungewohnter Technik aus dem Weg zu gehen.

Da wir bei Softwarekontor viel über Microsoft Teams arbeiten und die meisten MitarbeiterInnen damit schon umzugehen wissen, war dies das Tool der Wahl für unsere Weihnachtsfeier.

Die privaten Umstände könnten eine weitere Schwierigkeit darstellen. Manche MitarbeiterInnen arbeiten länger als andere. Trotzdem sollte jeder vor dem Termin genügend Zeit haben, stressfrei zu Hause anzukommen und sich vielleicht noch etwas zu Essen zu machen. Andere wiederum haben Kinder, um die sie sich kümmern müssen. Auch diese müssen etwas essen und eventuell auch noch ins Bett gebracht werden.

An manchen Programmpunkten ist es leicht, die eigenen Kinder auch mit einzubeziehen, falls dies gewünscht ist, oder man überlässt es MitarbeiterInnen selbst, sich zu organisieren.

Um sicherzugehen, dass alles einwandfrei läuft, solltest du auf jeden Fall einen Testlauf durchführen.

Vor der Weihnachtsfeier solltest du auch für das Event werben. Nachdem ein Termin gefunden war, verschickten wir virtuelle Einladungen, in denen das Programm und die einzelnen Räume erklärt wurden. So konnten sich die TeilnehmerInnen vorher in die Breakout-Rooms eintragen und bekamen dann, falls nötig, den Link zu ihrem Programm zugeschickt. Wenn das alles erledigt ist, heißt es eigentlich nur noch entspannt zurücklegen, sich zum Termin einloggen und ganz viel gute Laune mitbringen.

In Jogginghose, gemütlich auf dem Sofa sitzend, ein Glas Punsch in der Hand und duftendes Essen auf dem Tisch. Vom Laptop aus ist schallendes Gelächter zu hören. Im Hintergrund spielt leise Weihnachtsmusik. So sah unsere Alternative zur alljährlichen Weihnachtsfeier aus. Und wenn wir sagen, dass sie ein großer Erfolg war, dann war das nicht gelogen. Deswegen empfehlen wir diese Variante auch jedem weiter, der kontaktlos und Corona-konform ein Event planen möchte. Egal ob Weihnachtsfeier, Geburtstag oder Freundestreff. Wie hast du und deine KollegInnen Weihnachten gefeiert? Lass es uns in den Kommentaren wissen.

Über die Autorin
Seit November 2020 ist Aimée Praktikantin in unserem Organisations- und Verwaltungsteam. Außer bei der Planung und Organisation der virtuellen Weihnachtsfeier unterstützt sie das gesamte Team bei diversen anfallenden kleineren oder größeren Tätigkeiten. Dazu gehören unter anderem das Sammeln von Projektinformationen oder die Verwaltung von Dokumenten.