#Microsoft365Tipps zu Outlook

Schnell eine E-Mail an den Kollegen geschickt, eine Einladung zum Mittagessen von der Kundin bekommen, fix die neuen Kontaktdaten von der Messe eingetragen und die anstehenden Aufgaben für heute eingetragen. All diese Tätigkeiten kann man im E-Mail Programm Outlook erledigen.

Die erste Version des weit verbreiteten Programms erschien bereits 1997 und wurde seitdem stetig weiterentwickelt. 2012 kam der Webmail-Dienst Outlook.com hinzu.

In diesem Blogbeitrag findest du unsere gesammelten Outlook Tipps. Wir hoffen du findest einige neue Informationen, die dir zukünftig deine Arbeit erleichtern.

Automatisches Ablegen von E-Mails

Wenn dein Posteingang regelmäßig voll ist und du schnell mal den Überblick über deine Mails verlierst, dann ist dieser Tipp aus unseren Outlook Tipps vielleicht genau die richtige Lösung für dein Problem.

In Outlook kannst du deine Mails automatisch in bestimmte Ordner sortieren lassen. Dazu legst du zuerst einen neuen Ordner an. Dies geht mit der Tastenkombination (STRG + Umschalttaste + E).

Anschließend klickst du mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, welche zu einsortieren möchtest, navigierst dich zum Punkt „Regeln“ und öffnest das Menü „Regel erstellen“.

In diesem Menü kannst du genau auswählen, welche Bedingungen die Mails erfüllen sollen und anschließend auswählen, in welchen Ordner diese Mail sortiert werden soll. Unter „Erweiterte Optionen…“ findest du noch viele weitere Einstellungsoptionen.

Erstellen von Umfragen in E-Mails

Mal eben die Meinung von einem Kollegen erfragen, ist schnell erledigt, sofern dieser vor Ort oder online erreichbar ist. Aber welche Optionen gibt es, wenn man von mehreren KollegInnen ein kurzes Feedback haben möchte – am besten möglichst übersichtlich dargestellt?

Heutzutage gibt es unzählige Lösungen, ob mit Microsoft Forms oder anderen Onlinetools. Eine Option, wie man Microsoft Forms direkt in Outlook nutzen kann zeigen Kai Schneider und Markus Hahner in diesem Video.

Die Option, wie wir dir jetzt zeigen eignet sich für kurze Nachfragen, für die es eine Bestimmte Anzahl an Auswahlmöglichkeiten gibt. Peter nutzt diese Funktion zum Beispiel, um einen Textvorschlag für E-Mails mit KollegInnen abzustimmen.
Öffne dazu eine neue Mail und klicke im Menüband „Optionen“ unter „Verlauf“ auf „Abstimmungsschaltfl. verwenden“. Es öffnet sich ein DropDown-Menü, damit du die Antwortmöglichkeiten auswählen kannst. Klickst du auf Benutzerdefiniert kannst du weitere Einstellungen vornehmen.

Lies hier nach, wie du auf eine solche Umfrage antwortest und wo du alle Antworten übersichtlich abfragen kannst.

Zurückrufen oder Ersetzen von E-Mails

Wer kennt es nicht: Man schreibt eine ausführliche E-Mail (am besten auch noch direkt an seinen Chef) klickt auf Absenden und in diesem Moment stellt man fest – Anhang vergessen. Mir ist das tatsächlich schon recht häufig passiert, deshalb ist dieser Outlook Tipp auch für mich interessant:

Du kannst gesendete Nachrichten zurückrufen oder ersetzen, sofern der oder die Empfänger*in die Nachricht noch nicht gelesen hat und ihr beide ein E-Mail-Konto in derselben Organisation habt.

Um eine gesendete Nachricht zurückzuholen wähle die Nachricht aus und öffne diese mit einem Doppelklick (nur im Lesebereich funktioniert es nicht!). Wähle nun in der Registerkarte „Nachricht“ unter „Verschieben“ und „weitere Verschiebeaktionen“ das Feld „Diese Nachricht zurückrufen“ aus. Es öffnet sich ein Kontextmenü und du kannst auswählen, ob du die gesamte Nachricht löschen oder durch eine neue Nachricht ersetzen möchtest.

Ob deine Nachricht auch wirklich ersetzt wurde, oder ob der Empfänger nun beide Nachrichten erhält hängt von den Einstellungen des Empfängers ab. Hier kannst du mögliche Szenarien nachlesen.

E-Mails nicht automatisch als gelesen markieren

Wie oft übersiehst du eine Mail, indem du sie kurz anklickst, aber eigentlich eine andere Nachricht aufrufen wolltest und die erste Mail dann aber schon als gelesen markiert wurde?

Wenn deine Antwort auf diese Frage häufig ist, solltest du diesen Tipp anwenden:
Zum Einstellen, dass E-Mails nicht automatisch als gelesen markiert werden klicke auf „Datei“, wähle „Optionen“, „E-Mail“ und unter der Überschrift „Outlook-Bereiche“ klicke auf den Button „Lesebereich“. Es öffnet sich ein neues Fenster, bei dem du die Einstellung „Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt“ deaktivieren musst.

Deine Nachrichten werden in Zukunft als gelesen markiert, wenn du sie mit einem Doppelklick öffnest und du überliest Nachrichten nicht mehr versehentlich.

E-Mails zeitversetzt versenden

Wusstest du, dass du E-Mails nicht nur sofort abschicken kannst, sondern auch genau planen kannst, wann deine Mail versendet wird? Das eignet sich, um beispielsweise ein Angebot fristgerecht an Kund*innen zu senden.

Dazu wählst du in der Registerkarte „Optionen“ unter „weitere Optionen“ den Button „Übermittlung verzögern“. Es öffnet sich ein Fenster, um weitere Einstellungen, wie den gewünschten Zeitpunkt, festzulegen. Anschließend kannst du auf „Senden“ klicken, aber deine Mail wird erst zu dem gewählten Zeitpunkt versandt.
Damit du dieses Feature aber nutzen kannst, muss Outlook online und verbunden sein.

@-Erwähnungen in E-Mails

Wie auch in Microsoft Teams kannst du einen Kollegen oder eine Kollegin auch in Outlook mit @ direkt erwähnen, um jemanden „virtuell“ auf die Schulter zu tippen, gezielt nach einer Meinung zu fragen oder Aufgaben einer Person zu verdeutlichen.

In Outlook wird die, im Text erwähnte Person, automatisch in die Empfängerliste geschrieben und die Mail wird im Posteingang der Person besonders gekennzeichnet. Dazu musst du nur @ und die ersten Buchstaben des Vor- oder Nachnamens der gewünschten Person eintippen, Outlook bietet dir dann automatisch verschiedene Vorschläge an, die du nur noch auswählen musst.

Drag&Drop Funktionen in Outlook

Bei der täglichen Arbeit mit Outlook schreibt man viele E-Mails, erstellt Termine, trägt neue Kontakte ein und man kann seine Aufgaben planen. Aber wusstest du, dass diese Bereiche von Outlook miteinander verbunden sind und du einzelne Kontakte per Drag&Drop verschieben kannst, um einen Termin mit einem Kontakt zu planen? So kannst du dir lästiges abtippen von E-Mail Adressen sparen.

• Um eine E-Mail in einen Termin umzuwandeln ziehe diese E-Mail auf das Kalendersymbol und du musst nur noch die Daten und den Ort anpassen.
• Damit du einem Kontakt eine E-Mail zu schreiben kannst, ziehe diesen auf das E-Mail-Symbol.
• Um eine E-Mail Adresse inklusive Kontaktdaten zu speichern, ziehe die E-Mail auf das Kontaktsymbol.

Blog Zusatz-Tipp: Zeitsparende Tastenkürzel

Wo wir schon bei der effizienten Nutzung von Outlook waren, kommen hier noch 3 Tastenkombinationen, die du dir für deinen täglichen Umgang mit Outlook merken solltest:

Falls du dich für weitere Tastenkombinationen interessiert kannst du diese hier nachlesen.

Das waren unsere Tipps zum Umgang mit Outlook. Wir hoffen du kannst in Zukunft den ein oder anderen Tipp regelmäßig nutzen und damit deine Arbeit erleichtern. Wenn du all unsere #Microsoft365Tipps lesen möchtest, abonniere unsere Softwarekontor Seite auf facebook, LinkedIn oder Twitter. Alle bisherigen Tipps kannst du auch hier auf dem Blog nachlesen: Excel, Word, PowerPoint.

Über die Autorin
Sarah ist seit Mai 2019 ein Teil von Softwarekontor und hat ihre Bachelorarbeit zum Thema Content Strategie und Corporate Blog bei uns geschrieben. Seit ihrem Abschluss in Kommunikation und Medienmanagement koordiniert sie den Softwarekontor Blog und kümmert sich um den Content für unsere Social Media Kanäle. Sie schreibt gerne Texte und hat sehr vielseitige Aufgaben – vom Schreiben von UserStories bis zum Planen von Social Media Postings.